Dernière mise à jour :
12 / 07 / 2024
Directeur de publication :
Marie-France Boulet
Secrétaire de rédaction :
Jean-Claude Rolland

Rédiger un courrier administratif

14 / 03 / 2017 | Jean-Claude Rolland

Avril 2015 . Mise à jour mars 2017.
Que vous soyez personnels enseignants, administratifs, titulaires ou non titulaires, l’académie de Créteil met à votre disposition une adresse électronique de type prenom.nom@ac-creteil.fr. Celle-ci vous permet de recevoir de l’administration et des corps d’inspection les informations relatives à votre carrière et à votre vie professionnelle.

Votre messagerie

Voir Votre messagerie académique

Quelques conseils pour rédiger un courrier qu’il soit papier ou électronique (destiné à l’administration, à Monsieur/Madame l’Inspecteur/-trice, ...

Quelques principes

Usages


 ton et vocabulaire différents de la correspondance privée.
 pour un traitement rapide du courrier
 respect de l’interlocuteur.
 respect de « la voie hiérarchique » ; s’adresser à …, s/c de … (sous couvert) : Sous couvert, cela signifie que le courrier est transmis à votre supérieur direct pour prise de connaissance et transmission hiérarchique.
 responsabilité : ni anonymat, ni« nous » ; emploi de « je » (engagement de la personne) ; forme impersonnelle possible pour objectiver (il apparaît que... il convient de...)
 prudence et précision : faits et arguments
 neutralité et l’objectivité
 clarté et concision : rendre simple ce qui est obscur
 courtoisie et politesse : « j’ai l’honneur de ... »

Des principes


 rester concis et professionnel
 se distancier
 tenir compte du destinataire
 anticiper les incompréhensions
 soigner l’orthographe et l’écriture
 signer
 mentionner les personnes destinataires de copie éventuelle

A éviter


 abréviations (Madame et non Mme)
 sigles
 style télégraphique
 futur qui enjoint (impératif)
 familiarité
 termes qui dérangent : Rappel – Je vous signale …

Les formules de rédaction

Formules d’appel

Monsieur l’Inspecteur, Madame la Directrice

Formules introductives

En cas d’échange antérieur, des expressions comme :


 En réponse à votre courrier du...
 Comme suite à votre lettre du... ou Comme suite à notre conversation téléphonique du...
 J’ai l’honneur d’accuser réception de votre lettre du...
 J’ai l’honneur de vous faire connaître que...
 J’ai l’honneur de vous rendre compte... ,
 J’ai l’honneur de vous exposer...
 J’ai l’honneur de vous faire parvenir...
 J’ai l’honneur de vous demander de bien vouloir...( à un supérieur hiérarchique)
 J’ai l’honneur de vous informer que...
 J’ai l’honneur de vous rendre compte...

Pour exprimer une demande


 Je vous prie de bien vouloir...
 Je vous serais obligé de bien vouloir
 Emploi des verbes : rendre compte de, exposer à, solliciter de, proposer de, prier de bien vouloir ( à un supérieur hiérarchique)
 Bien vouloir : idée de déférence, de courtoisie
 Etre dans l’impossibilité de : est utilisé pour « ne pas pouvoir »

Exposer des faits


 Donner son avis ou connaissance de : est utilisé pour « aviser », « informer »
 Utiliser le présent de l’indicatif : ajouter, constater, observer, signaler, confirmer, préciser, souligner, considérer, noter, rappeler
 Utiliser les formules : je me permets de..., je crois devoir..., je prends acte..., je crois devoir attirer votre attention...( formule autoritaire)
 Utiliser des formules plus souples : je prends note..., je ne manque pas de..., je n’ignore pas que...

Introduire des paragraphes successifs :

Des mots outils
 à titre d’information, à titre exceptionnel...
 cependant... ; mais... ; toutefois...
 dès maintenant... ; d’ores et déjà... ; sans délai...

Conclure


 aussi..., dans ces conditions... , en conséquence...
 Il convient de..., il y a lieu de..., il paraît souhaitable...
 Je vous serais obligé... ; je vous serais reconnaissant... ; je vous saurais gré...

Des formules de politesse

(on n’utilise une formule de politesse que s’il y a une formule d’appel)

En relation avec l’expression d’une demande, il est possible d’écrire, par exemple :
 En vous remerciant par avance de l’attention que vous voudrez bien prêter à ma demande, je vous prie d’agréer, Monsieur l’Inspecteur d’Académie, l’expression de ma considération distinguée..
 Je vous prie d’agréer,
 Veuillez agréer,
 Je vous prie de croire

  • l’expression de ma considération distinguée.
  • l’expression de mes respectueuses salutations.
  • l’assurance de ma considération.
  • l’expression de mes salutations distinguées
  • l’expression de mes sentiments respectueux.
  • l’expression de mes sentiments les plus dévoués.
  • l’expression de mon dévouement au service public d’éducation.

Mettre en forme

Le format

Format A4 avec marges d’environ 2,5 cm de chaque côté ; le corps du texte s’inscrit donc dans un rectangle de 16 x 24,7 cm.
L’encre à utiliser est noire ou bleue.

Cordonnées de l’expéditeur

En haut à gauche, Alignement à gauche
Madame, Monsieur et titre ou qualité de l’expéditeur, lieu d’exercice

Lieu et date

En haut dans la moitié droite, Alignement à gauche
nom du mois en lettres, sans majuscule

Coordonnées du destinataire

 A destination d’une personne représentant un service, inscrire : A l’attention de… ;
 A destination d’une personne par la voie hiérarchique, indiquer le titre de la personne intermédiaire précédé de s/c [sous couvert de] .

Objet

A l’attention de Monsieur ….
Références du courrier auquel on répond, objet de la lettre

Corps de la lettre

 La formule d’appel, le texte de la lettre et la formule de courtoisie peuvent être soit alignés à gauche avec ou sans retrait.
 Les différents paragraphes sont séparés les uns des autres par une ligne blanche.
 Le corps de la lettre n’occupe pas plus de la moitié de la hauteur de la lettre
 Le plus souvent, la personne à qui on s’adresse est mentionnée (comme dans la formule d’appel).

Formule de courtoisie
Signature

Quart inférieur de la lettre
Ne pas oublier de signer
Signature manuscrite

En bas de page

Indication des pièces jointes, s’il y a lieu
– précédées de "P.J. :"
– alignement à gauche
Copies
Indication des personnes à qui ce courrier est également envoyé
Ex : Copie à Madame l’Inspectrice de l’Education Nationale

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Correspondance électronique

 utiliser une adresse professionnelle si possible
 remplir de manière concise le champ "objet"
 formes moins conventionnelles mais en tenant compte de l’importance du destinataire.
 indiquer dans le corps du message la présence de pièces jointes
 formules de courtoisie plus courtes : Respectueuses salutations ; Sincères salutations ; Bien cordialement
 Pas de diffusion des adresses de destinataires personnels. Recourir si besoin, par discrétion uniquement, à la fonction "cci" : copie cachée invisible.
 Ne pas utiliser abusivement de la fonction "répondre à tous"
 Signer
 Utiliser pour les pièces jointes une identification aisée (en renommant éventuellement) ; date, expéditeur, ...

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MOTS-CLÉS

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